Jak błyskawicznie się zorganizować?

Nie potrafimy się zorganizować, a w sieci krąży mnóstwo publikacji, które obszernie łechtają ten problem. Mnóstwo porad, narzędzi i literatury, której nie mamy czasu zgłębiać. I paradoksalnie: to nie kwestia wspomnianych już braków w umiejętnej organizacji swojego czasu i zadań. Zwyczajnie jesteśmy zajęci i to nasze aktualne zobowiązania należy mądrze uporządkować, a nie szukać miejsca na kolejne.

Ja również mam w planach kilka takich publikacji. Wciąż szlifuje tekst, będący testem aplikacji: „to-do-list”, kończę również pracę nad artykułem traktującym o dobrym wpływie muzyki na ogólnie pojętą produktywność.  Wkrótce, trust me, I am very close to be lawyer.  Schody zaczynają się u podstaw. Jak to zresztą zwykle bywa.

Jasna cholera, ile tego jest!

Od czego mam zacząć?

Jak filtrować informacje?

W jaki sposób wdrożyć tyle rozwiązań?

Stopniowo? Super, ale co to u licha znaczy i gdzie mam szukać dobrego „startu”?!

Mamo, Tato! Jak mam dobrze się zorganizować?!

Dawno temu, bodaj na przełomie ostatniej klasy gimnazjum i początku szkoły średniej – zaczynałem trenować. Nie podobało mi się moje wątłe ciało. Przyznaję, że dość szybko przeszedłem do czynów, ale po drodze napotkałem bolączkę „rozpoczynania”. Ogromu informacji, zbieżnych opinii. W jaki sposób nowicjusz, czy osoba z problemami w tej materii powinna się uporać z tak dotkliwą przeciwnością losu? Będziesz miał okazję przeczytać o tym tekst. Cholera, to już trzeci, który zapowiadam. A tymczasem przedstawię Ci gotowe rozwiązania. Abyś mógł zorganizować się jak należy, tuż po lekturze tego artykułu!

No dobra. Jest wiele szkół i metod. Ja czerpię inspirację z wielu, choćby z „Getting Things Done”. Nie wdrożyłem żadnej szkoły w całości, a raczej skupiłem się na tych rozwiązaniach, które komponują się moimi możliwościami i trybem życia.

 

Stwórz komfortowe warunki swojej pracy

A wiele zależy od tego: gdzie pracujesz? Co robisz? Jak wygląda twoje stanowisko? Jakich narzędzi używasz? Na pewno musisz zadbać o to, byś czuł się komfortowo w tym otoczeniu. Nie można uczyć się u boku hałaśliwych sąsiadów, albo pracować na budowie bez kremu z filtrem, który ochroniłby Cię przed promieniami słońca.

Dobrym początkiem będzie na pewno zadbanie o najbliższą przestrzeń. O ile wykorzystujesz biurko i laptopa – masz szczęście! Napisałem o tym tekst: https://adammajda.pl/dobra-organizacja/chcesz-uporzadkowanego-zycia-uporzadkuj-swoje-biurko/

 

Zamknij bieżące projekty

To prawdziwa zmora współczesności. Zapewne znasz to uczucie, przytłaczające – dodajmy, gdy chcesz przystąpić do pracy, a.. nie dajesz rady. Nie wiesz w co przysłowiowe ręce włożyć. Widzisz, nie ma co panikować. Usiądź z notesem i wypisz wszystkie zobowiązania, których się podjąłeś, a nadal są aktywne. Prędko zorientujesz się, że wiele nich powinieneś zakończyć 100 lat temu. Jaki jest powód zaniedbania? Zapewne historia zatoczyła swoje koło. Pojawiły się nowe projekty, ówczesne odeszły w kąt i masz Ci panie los..

Oczyść swoje konto. Odblokujesz się tylko, zamykając stare sprawy. Zrób konkretny spis, uporządkuj je w kolejności chronologicznej (obierając priorytety) i rozpocznij pracę nad nimi. Przeznacz ustaloną ilość czasu, którą im poświęcisz każdego dnia.

 

Zapewnij odpowiednie narzędzia pracy

Nieistotne, czyś współcześniak, czyś tradycjonalista. Kup porządny notes, kalendarz lub postaw na aplikacje mobilne. Zaczynając od tych: https://adammajda.pl/teksty/dwie-aplikacje-dzieki-ktorym-bedziesz-funkcjonowal-jak-szwajcarski-zegarek/.

Skrzętnie notuj zadania, które musisz wykonać. Zapisuj daty spotkań, oraz inne terminy. Nic nie powinno Ci uciec.

 

Wyrób w sobie nawyk natychmiastowej realizacji „pięciominutówek”

Szkoła Davida Allena mówi o regule „2 minut”, ale czas jest w tym wypadku umowny. Dla mnie bardziej efektywne było skupienie się na wariacji 5 minutowej. Chodzi o to, by zadania, których wykonanie zajmie Ci 5 minut – wykonywać od razu. Nie zostawiać na później, nie wrzucać do żadnej „skrzynki oczekujących spraw”, tylko przystąpić do realizacji przy pierwszej możliwej sposobności.

Spróbuj osiągnąć poziom nawyku. To naprawdę bardzo pomaga. Jest taka bajka, pt. „Dawno temu w trawie”. W dużym skrócie: mrówki boją się szarańczy i dla nich pracują, bo szarańcza to skubane karki i w dodatku bezlitosne. Dopiero po pewnym czasie uświadamiają sobie, że może i są mniejsze, oraz słabsze, ale zasadniczo jest ich kilkadziesiąt razy więcej.

Można to przenieść na kanwę produktywności. Jedno małe zadanko odłożone na później nie przysporzy Ci problemów. A 50 takich zadań?

 

Szybka powtórka dotychczasowych rozważań

No dobra. Biurko masz czyste, warunki pracy w normie. Oprócz tego zdajesz sobie sprawę z piętrzących się zaległości i wziąłeś się za ich nadrabianie. Masz już narzędzia, które ułatwiają Ci produktywną realizację swoich obowiązków. Zeszyt, aplikacje, kalendarz.. Jesteś świadom destrukcyjnej mocy małych zadań, które odkładasz na później. To już doskonałe podstawy.

Co dalej?

 

Posegreguj swoje zadania

Usiądź wygodnie, zaparz Yerbę (alternatywnie: co wolisz, gram hipstera) i wypisz sobie wszystkie zadania, które Cię czekają. Dosłownie wszystkie.

Metod organizacji zadań jest całe krocie, powinienem napisać dodatkowy artykuł, albo trzydzieści takowych. Acz Ty chcesz błyskawicznie się zorganizować! Zatem proponuję taki start:

  1. Wszystkie zadania (skrzynka spraw),
  2. Zaległości,
  3. Pięciominutówki,
  4. Projekty,
  5. Priorytety.

0 – wypisujesz wszystko, co przychodzi Ci do głowy. Do następnych punktów przypisujesz zadania z tego właśnie zbioru. Jest on twoją bazą wypadową;

1 – zbierasz zaległe sprawy, proste, bo przed chwilą o tym pisałem;

2 – zbierasz zadania, które możesz wykonać od ręki, podobnie, wyjaśniłem to zagadnienie;

3 – stwórz sobie „foldery” odzwierciedlające projekty, które aktualnie realizujesz. Mogą to być studia, praca, organizacja studencka. Możesz to nieco skonkretyzować: praca magisterska, organizacja szkolenia o Funduszach Unijnych, itp. Przypisz poszczególne sprawy, odpowiednim projektom (folderom);

4 – są różne szkoły obierania priorytetów, czyli..

 

Ustal priorytety

.. czyli weź pod uwagę dwa spojrzenia na ten obszar produktywności. Jako priorytety obierz sobie zadania:

a. szczególnie ważne, które się toczą lub też nadasz im bieg lada moment;

b. takie, które niekoniecznie są „ważne”, ale powinieneś je zrealizować jak najszybciej.

Na ten moment będzie to dla Ciebie wystarczające rozwiązanie.

 

Bądź konsekwentny

Zastosuj się do powyższych punktów i trzymaj się zasad. To Ci się opłaci. Jeśli zaś w tym momencie uznasz, że to stek bzdur – twoja wola. Niezależnie od sposobów, które wprowadzisz do swojego życia, powinieneś być w tym konsekwentny.

 

Zacznij tu i teraz

To hasło jest największym banałem wszechświata. Trąbią o tym wszyscy. Nauczyciele, mentorzy, politycy (?), mówcy, coachowie, menadżerowie, biznesmeni, fit-kobiety, oraz fit-mężczyźni, pracownicy poczty, nawet sam papież.

Jest banalne i łatwo mówić, ale ludzie! – proste rozwiązania są po wielokroć tymi skutecznymi. A w banale kryje się często więcej mądrości, aniżeli w wyszukanych frazesach.


Nie czekaj na odpowiedni moment. Zorganizować możesz się tu i teraz, od zaraz. Powodzenia!

Udostępnij
0 komentarzy on Jak błyskawicznie się zorganizować?

Post a comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *