Kalendarz Google – piękne narzędzie w rękach pięknych ludzi

Jak widzisz. Kalendarz Google jest bardzo dobrą aplikacją do układania swoich spraw w czasie. Poniższy tekst będzie doprawdy krótki i treściwy, bo zależy mi, aby przekazać Ci maksimum wiedzy użytkowej.

Na samym początku niezbędne będzie wyrobienie w sobie potrzeby. Potrzeby świadomego obierania ścieżki własnego rozwoju. O potędze planowania pisałem choćby tutaj:

  1. https://adammajda.pl/teksty/dwie-aplikacje-dzieki-ktorym-bedziesz-funkcjonowal-jak-szwajcarski-zegarek/

Planuj, a nie twórz samych tylko planów.

Planowanie to proces, a plan jest z reguły tylko bzdurnym zapiskiem, gdy nie traktujesz procesu w sposób nadrzędny. Chodzi o to, żeby decydować o tym co Cię spotka, czego się nauczysz i w jakim kierunku Cię to zaprowadzi, ale mając zaplanowane również to, że może się posypać, bo proces jest płynny, a życie zaskakuje. Chodzi o to, byś w ułamku sekundy zmodyfikował wszystko to, co Cię zaskoczyło, a zaskoczy Cię na pewno, zamiast chować głowę w piasek, bo Ci się godziny kupy nie trzymają. To w kontekście idei samego planowania, bo o tym można by pisać eseje i elaboraty, zresztą – tak właśnie jest, literaturę możesz sobie ustawić w kolejce do roku 2050. A teraz..

Teraz pokażę Ci w jaki sposób wykorzystywać kalendarz google, bo uwierz, wbrew pozorom – nie jest to sprawa oczywista. Jak pracować z kalendarzem?

 

Zacznij od zadań.

Bez tego ani rusz. Ja dzielę życie na różne projekty. W obrębie tych projektów mam określone zadania, które grupuję (głównie przez pryzmat daty, ale też nadaję priorytety). Posługuję się poniekąd metodyką Davida Allena, ale w bardzo uproszczonej formule. Getting Things Done, dla tych, co nie słyszeli.

Zacząłem od spojrzenia w dal. Kim chciałbym być za 5 lat? Potem ustalam priorytety na najbliższy rok. Są to bardziej cele, niż zadania. Następnie biorę się za miesiąc – to również są cele, ale konkretne, smartne i szczegółowe, a także wszystkie zadania, które jestem w stanie wymienić. Wiem na przykład, że muszę napisać cztery teksty na bloga. W każdy poniedziałek. Kolejny etap to tydzień kalendarzowy. Wtedy jest już jazda na całego, bo musisz przeprowadzić dobrą selekcję, a następnie przeobrazić miesięczne cele w konkretne zadania, dzięki którym je zrealizujesz. Ostatnią drogą ku dobremu planowaniu, będzie spojrzenie dzienne. Warto, serio, warto. Ja sprawdzam swoją aplikację regularnie, to nawyk. A właśnie – korzystam z Nozbe:

https://nozbe.com/pl/

To najlepsza apka do planowania zadań i produktywności.

Wiem, że temat wymaga rozwinięcia, aczkolwiek tu tylko o nim wspominam. Sam etap wyszczególniania zadań zająłby osobny wpis, bądź serię wpisów. Zakładam, że wiesz co nieco, bądź, że przeczytałeś mój artykuł, zgadza się?

https://adammajda.pl/dobra-organizacja/jak-blyskawicznie-sie-zorganizowac/

Wyszczególnij projekty

Dla mnie każdy projekt to pewna rola, w którą się wcielam. Taką koncepcję przyjąłem w tym roku i dobrze to wróży. Będąc narzeczonym, nie muszę być twardy jak menedżer i na odwrót – będąc menedżerem, nie mogę być milusi jak partner. Toć oczywiste. O rolach i o określaniu siebie w tej przestrzeni… kiedy indziej. To poważne zagadnienie, a szczerze, dopóki nie przeprowadzę rocznych testów (co najmniej), nie chcę się wypowiadać.

Ty musisz uspójnić nazewnictwo. Nazwać projekty i nadać im kolor, bo w Nozbe jest to bardzo ważne. Kolor to etykieta, kolor wywołuje skojarzenia. I będzie ważne, gdy przejdziesz to aplikacji pt. kalendarz google.

Wyodrębnij kilka kalendarzy

Dokładnie tak! Masz już swoje projekty, prawda? Mają kolory, czyż nie? Rewelka. A teraz przenieś to na grunt kalendarza i stwórz osobny dla każdego takiego projektu.

W nozbe powstał projekt: blog? Musisz mieć kalendarz nazwany „Bloger”. Ten sam kolor etykiety. Banalne, człowieku.

Ja doskonale wiem, że każde wydarzenie może mieć określoną etykietę kolorystyczną w obrębie jednego kalendarza. Tylko, że często jest tak, że musimy spojrzeć na spotkania i inne daty, biorąc pod uwagę tylko i wyłącznie jedną z naszych ról/projektów. Posiadanie kilku kalendarzy, na wzór podziału na projekty w Nozbe – to po prostu bardzo wygodna opcja. Zaufaj mi.

Co mam zapisywać w kalendarzu?

Po pierwsze: spotkania. Pierwszy i nieodzowny element.

Dalej: wszystkie terminy, które są dla Ciebie istotne i chcesz przypomnienia, np. termin otrzymania raportu od członka zespołu, termin ważnej płatności itp.

Następnie: zadania, które zajmują określoną ilość czasu i są bardzo złożone. Dla przykładu, zaznaczam w ten sposób pisanie tekstu na bloga. Planuję, że chcę to ogarnąć w sobotę, zaznaczam czas na realizację, godziny – voila. Już wiem, ile zajmuje mi pisanie. A co gdy nie wiem? A co gdy nie radzę sobie z wykonywaniem zadań, bo jest ich za dużo? Wtedy zaznacz w kalendarzu…

Pracę koncepcyjną. To moja sztuczka na lepszą produktywność. David Allen w swej metodyce radzi, aby od razu wykonywać zadania, które zajmą nam 2 minuty. My doskonale wiemy jak to jest w praktyce. Mamy 20 zadań, które zajmują nam 2-5 minut. Nie są częścią żadnego dużego projektu, czasem są, ale wykonujemy je niezależnie od pozostałych, niekiedy to takie niesprecyzowane coś, ale zrobić trzeba… Olaboga! Praca koncepcyjna to dla mnie okres, który zaznaczam w aplikacji „kalendarz” i wtedy nie zajmuję się niczym konkretnym, a właśnie realizuję wszystkie pomniejsze zadania, które zrealizować muszę. Oczywiście w obrębie danego projektu. Dajmy na to „praca koncepcyjna blog”, czyli okres, podczas którego poprawię jakiś wpis, bo mi coś nie pasowało, zmienię tekst na stronie głównej, poprawię kafelek bo coś krzywo leżał.. Dzięki nozbe wiem, że takie zadania muszę wykonać i nie ma zmiłuj.

Ustaw sobie widżet

Koniecznie. Patrzysz na ekran smartfona i już wiesz, co Cię czeka. Nie ma nic lepszego jak kubek lodowatej wody prosto na mordę, gdy ujrzysz, że Twój dzień będzie przesrany.

Wyrób nawyk

Planuj cały miesiąc, bądź konsekwentny, umieść powtarzające się i pewne daty, potem przy kubku gorącej niedzielnej herbaty skup się na podziale zadań w tygodniu. I codziennie rano oraz wieczorem przeglądaj swój rozkład dnia, bo to ma stać się Twoją rutyną.

Wszyscy mamy smartfony, a to tylko minuta, którą możesz poświęcić na wzrost Twojej efektywności. Bo realnie, spojrzenie na kalendarz i przygotowanie się na nadchodzący dzień to doprawdy minuta Twojego życia. Radzę ją poświęcić.

Automatyzuj

To wszystko wydaje się takie rozbudowane, że ho-ho, co nie? Bullshit. Pierwsze podrygi będą dla Ciebie czasochłonne, a potem te czynności będą dla Ciebie automatyczne. Tak samo jak automatyczne i sprawnie będziesz reagował na wszystkie zmiany, będziesz elastyczny i nie dasz się zagonić w kozi róg. To ty wybierasz narożnik i trzymasz gardę.

Czego nie robić z kalendarzem google?

Nie podpinaj żadnych aplikacji. I tyle. Nozbe jest bardzo niewygodne, bo integracja z aplikacją od google nie jest dopracowana. Na różne takie niedociągnięcia, cierpi wiele innych aplikacji do zadań, które są dostępne na rynku. Rozbudowane planery zadań mają swoje kalendarze.  Jeżeli dopiero zaczynasz planować, albo szukasz nowych rozwiązań – nie podpinaj żadnej innej aplikacji pod kalendarz. Zaufaj mi.


Nozbe i kalendarz google to najlepszy możliwy początek Twojej przygody z planowaniem, ogarnianiem i maksymalizacją efektów. Aplikacje są intuicyjny, konto google ma niemal każdy, a jeśli nie masz, cóż – 5 minut i konto aktywne. Getting Things Done, do roboty, szkoda zwlekać.

Gdybyś chciał dowiedzieć się więcej o rozpoczęciu przygody z planowaniem, o wykorzystywaniu kalendarza, czy innych aplikacjach do realizacji zadań – pisz. Komentarz, wiadomość prywatna, mail..

O, ten: czesc@adammajda.pl. 

 

 

 

 

 

 

Udostępnij
0 komentarzy on Kalendarz Google – piękne narzędzie w rękach pięknych ludzi

Post a comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *