Macierz odpowiedzialności

Dziś krótki, rzeczowy tekst. Innymi słowy: taki jak zwykle, prawda?

Macierz odpowiedzialności. Odpowiedzialności macierz.

Dzięki niej wiemy kto jest odpowiedzialny, za co, kto go wspiera, kto go rozlicza, a także kto będzie darł mordę jak nie wyjdzie. To pewien schemat, czy też podział ról w projekcie. Nie dotyczy stanowisk czy zakresu obowiązków – nie definiuje dyrektorów marketingu czy specjalistów social media. Wskazuje na rodzaj odpowiedzialności. Za chwilę Ci opowiem. Stosowana w projektach, a jak dobrze wiesz, wszystko co robimy, może być projektem, prawda?

Poznaj istotę projektu: https://adammajda.pl/top/czym-jest-projekt/

A tu co nieco o karcie projektu: https://adammajda.pl/dobre-projekty/karta-projektu-twoj-as/


Przechodząc do meritum. Dam sobie włosa uciąć, że znasz taką sytuację: zarządzasz jakimś zespołem, rozdzielasz zadania, musisz je egzekwować. Dalej: mamy różne zadania w projekcie – zadania złożone (mikroprojekty), zadania zwykłe, unikalne, krytyczne… no, najróżniejsze. Każde takie zadania podlega kontroli, sprawdzeniu, poświęcamy mu sporo uwagi.

A teraz, obok tych wszystkich co wyżej: zadania operacyjne. Powtarzalne. Takie, co to każdy członek zespołu dobrze zna, wykonuje je co jakiś czas, niekiedy w równych odstępach czasu, niekiedy mniej regularnie, niekiedy są one modyfikowane, ale ogólnie – ich istota pozostaje niezmienna.

Tobie, będąc koordynatorem projektu, ciężko ogarnąć globalny zakres zadań.

Musisz być na bieżąco, musisz znać macierz Gantta całego projektu i wspierać oraz ogarnąć wszystko to, co unikalne czy złożone. Oczywistość. I co się wtedy dzieje?

  1.  zdarza Ci się zapomnieć o zadaniach operacyjnych,
  2.  członek Twojego zespołu zapomni o swoich zadaniach operacyjnych,
  3.  członek Twojego zespołu narobi błędów w owych zadaniach.

Grafik, który pomyli daty na prostej grafice? Copywriter zrobi błąd ortograficzny w mailu lub w treści danej publikacji? Marketer machnie się w obliczeniach budżetowych? Można wymieniać i wymieniać. Znasz, nie udawaj, że nie znasz.

Pamiętaj, że zadania operacyjne, te, które powtarzamy, są niezwykle istotne na macierzy całego projektu. To, że nie trzeba ich określać na nowo raz po raz, to, że mogą wejść „w rutynę”, nie znaczy, żeby poświęcać im mniej uwagi. Naturalnie, projekty należy automatyzować, ale zróbmy to z głową, okej?

Każdy z nas może się pomylić, a zdarza się, że potrzebujemy pomocy w nieskomplikowanych czynnościach, które wykonujemy któryś raz z rzędu. Humor nie ten, zdrowie nie te, czasem zmęczenie, bądź masa innych czynników, które wpływają na jakość naszej pracy. I Ty musisz zadbać o to, aby te zadania operacyjne ogarnąć, dbać o nie, ale i cały ten proces automatyzować. Tylko jak? Prościzna..

Macierz odpowiedzialności!

Nazywana też jako „macierz RASCI”. Jest to akronim, który Ci teraz wyjaśnię:

  1. Responsible – osoba odpowiedzialna za zadanie;
  2. Accountable – osoba zatwierdzająca, finalny decydent;
  3. Support – osoba wspierająca przebieg zadania;
  4. Consulted – specjalista, który pomoże Ci w merytoryce;
  5. Informed – osoba informowana o przebiegu zadania.

Jest to najprostszy podział odpowiedzialności w projektach, rzekłbym nawet, logiczny. Mając doświadczenie bądź nie – powinien on jasno wynikać z ogólnych standardów.

A zgodzisz się ze mną, że najczęściej wyszczególniamy RESPONSIBLE (bo komuś trzeba złoić dupę w razie niepowodzenia), ACCOUNTABLE (bo musisz rządzić, dzielić i laury zbierać, hmm) a reszta ról to już w cały świat. Wolna amerykanka, każdy orze jak może. Niekiedy rzucasz hasłem: „Sprawdźcie proszę ostatni tekst, bo obawiam się, że mogą być tam jakieś błędy”.

Wiesz co się stanie, gdy krzykniesz „Ratunku!” w autobusie, bo zaczynasz mdleć? Wiesz kto udzieli Ci pomocy? Kapitan Ameryka – o ile istnieje.

Musisz dawać jasne, sprecyzowane wytyczne! Oczywiście, posługiwanie się macierzą rasci to proces złożony, wymagający opracowania, a ta publikacja o tym nie potraktuje, bo szczerze – sam się na tym nie znam. A jednak podstawy możemy wdrożyć od ręki.

Każdemu zadaniu operacyjnemu przypisz osobę:

  • odpowiedzialną (responsible) – ma wykonać zadanie samotnie bądź przy wsparciu, będzie z tego rozliczana,
  • wspierającą (support) – ma sprawdzać teksty, grafiki, liczby i inne w zadaniach operacyjnych, takie właśnie wsparcie niesie.

 

Każde zadanie złożone rozbijaj na części i przydzielaj imiennie rolę i odpowiedzialność, posługując się całą macierzą i miej na uwadze to, że: 

  • nie wykorzystasz wszystkich ról i nie zrobisz tak każdorazowo, ale masz już podstawę pracy. Kiedy to się przyda? Ty musisz wiedzieć. Niekiedy role się na siebie nakładają, niektóre role nie są konieczne do życia projektu, inne wynikają z jego istoty. Pomyśl nad tym, opracuj to, przekaż zespołowi i badaj efekty. Warto, cholernie warto.

 

Przygotuj także uniwersalny podział ról i wskaż osoby typu:

  • specjalistów (consulted) – osoby, które dobrze znają się na danym zagadnieniu w projekcie i będą służyć radą wszelaką, gdy problem jest związany z ich kompetencjami.
  • interesariuszy istotnych (informed) – dane kontaktowe do osób, które potencjalnie mogą czegoś wymagać, żądać informacji, bądź o których warto pomyśleć z własnej, skądinąd nieprzymuszonej inicjatywy.

 

Gdy jest to niezbędne bądź gdy tego chcesz, wskazuj osobę, która ma być:

  • Decyzyjna (accountable) – pewnie chodzi o Ciebie. Jeżeli chcesz „przyklepywać” określone zadania, musisz wyraźnie o tym poinformować;
  • Informowana o przebiegu (informed) – najczęściej to Ty chcesz być świadomy/świadoma stanu rzeczy, więc te dwie role się ze sobą łączą. Oczywiście zdarza się, że jest interesariusz (np. zleceniodawca, sponsor, patron), który chce być na bieżąco. Bywa tak, że wygoda dyktuje warunki, więc nie ma sensu, aby responsible przekazywał raporty Tobie jako koordynatorowi tylko po to, byś sam je przekazał dalej. Czasami dobrze, aby ten proces uprościć do bólu.

 

Wykorzystując powyższe wskazówki, możesz łatwo i od ręki wdrożyć pewne standardy i metody, które ułatwią Ci pracę i egzekwowanie zadań. Projektowe workflow, macierz odpowiedzialności w szerokim ujęciu czy inne metody komunikacji to gruby temat na grube artykuły. Zajmiemy się tym, obiecuję. Wkrótce.

Teraz skup się na prostych rozwiązaniach. Proste jest skuteczne.

 

 

Udostępnij
0 komentarzy on Macierz odpowiedzialności

Post a comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *