Podstawowe narzędzia w zarządzaniu projektem #2 – SWOT

W ostatnim wpisie z serii dotyczącej zarządzania projektem, pisałem o metodzie 5W1H. Dla przypomnienia: oryginalnie służąca odnalezieniu źródła powstałego problemu i znalezieniu sposobów, na jego eliminację. Ja zaproponowałem podejście projektowe, jeżeli chodzi o rozumienie tego narzędzia, dzięki któremu, 5W1H możemy wykorzystywać do określania podstawowych założeń naszego przedsięwzięcia.

Dzisiaj omówię metodę, która powinna być dobrze znana lub chociaż kojarzona, nie mniej, grzechem byłoby pominąć. Zanim przejdziemy do sedna, pozwolę sobie na wstawienie naszego kazusu, którym posługiwaliśmy się ostatnio. Za chwilę ponownie wykorzystamy go w praktyce.


KAZUS – SZKOLENIE SUPER S.

Organizacja studencka X, działająca na obszarze miasta Y, której grupą docelową będą w głównej mierze studenci wydziału Z. Pojawił się pomysł na realizację projektu szkoleniowego z zakresu zarządzania sobą w czasie. Studenci postanowili zorganizować to szkolenie 5 marca 2018, w godzinach 17-20, a jako trenera, zaprosili Jana K. W skład grupy projektowej, która będzie odpowiedzialna za realizację SUPER S, wchodzą 4 osoby (A,B,C,D).


 

SWOT – analiza strategiczna.

Definicja.

Jedna z najpopularniejszych metod wykorzystywanych w zarządzaniu, niezbędna podczas tworzenia biznesplanów, wielokrotnie używana jako pomoc w rozwoju osobistym. [highlisghts]Bardzo prosta[/highlisghts] i to chyba powód, dla którego tak skuteczna.

SWOT służy do analizy oraz porządkowania posiadanych informacji. Jest to akronim od pierwszych liter następujących słów:

  • Streghts (mocne strony) – S,
  • Weaknesess (słabe strony) – W,
  • Opportunities (szanse) – O,
  • Threats (zagrożenia) – T.

Mocne strony (S) oraz słabe strony (W) to czynniki wewnętrzne, bezpośrednio związane z naszą organizacją. Występują „od środka” i w największym stopniu przyczyniają się do sukcesu lub porażki przedsięwzięcia. Szanse (O) oraz zagrożenia (T) dotyczą sytuacji zewnętrznej, można powiedzieć, że są to okoliczności, na które organizacja nie ma jako takiego wpływu.

Wszystkie posiadane przez nas informacje grupujemy do odpowiedniej „litery” na przygotowanej przez nas tabeli, która będzie czytelna dla wszystkich zainteresowanych. To, co może wchodzić w skład poszczególnych części „SWOT”, opisze przy pomocy naszego kazusu.

Przykład.

S W
  • A i B są doświadczonymi członkami organizacji X, mieli okazję realizować tego typu projekty,
  • bardzo dobrze prosperujący profil społecznościowy organizacji X, który będzie głównym nośnikiem promocji,
  • pozytywna atmosfera i dobre relacje między członkami organizacji,
  • Aktywne grupy robocze działające wewnątrz organizacji, a realizujące wyspecjalizowane obszary- mogą być wsparciem dla projektu
  • C i D to nowi członkowie, nie mający jeszcze doświadczenia,
  • członkowie są zmęczeni dużą ilością równolegle realizowanych projektów,
  • problemy logistyczne wynikające z kiepskiego położenia siedziby organizacji, co utrudnia perspektywy fizycznych spotkań.
O T
  • studenci miasta Y wyraźnie sygnalizują potrzebę uczestnictwa w szkoleniu o takim zakresie tematycznym,
  • wzrost skuteczności reklamowej w mediach społecznościowych, co może zdecydowanie wpłynąć na frekwencję wydarzenia (również w dotarciu do grupy docelowej),
  • władze wydziału Z pałają sympatią do organizacji, będą zaangażowane w realizację projektu.
  • równolegle odbywające się wydarzenia, organizowane przez inne stowarzyszenia na terenie miasta Y,
  • zmieniły się przepisy obowiązujące na terenie Uniwersytetu, przez co formuła uzyskania odpowiednich pozwoleń jest teraz bardziej czasochłonna i skomplikowana,
  • ostatnie prognozy pogody wskazują na fatalne warunki atmosferyczne, a wydział Z jest położony w miejscu, gdzie konieczny jest transport pieszy.

Wyjaśnienie.

Musimy podejść do analizy SWOT rzeczowo i uczciwie. Nie wstydzić się swoich słabych stron i nie przesadzać ze skromnością, wypisując nasze atuty. Warto prześledzić rynek, zapoznać się z równolegle planowanymi wydarzeniami. I co istotne, oddzielić grubą kreską mocne i słabe strony od szans i zagrożeń. Pomyłka w takiej analizie nie będzie nas wiele kosztować, ale dobrze jest być świadomym i przyjąć sobie pewien schemat myślenia na przyszłość. Dlaczego?

Ano, prawdziwy potencjał analizy SWOT widać dopiero po określeniu powiązań między jej elementami i odpowiedzią na pytania, które pozwolą ów powiązania opisać. Modelowe podejście do sporządzenia takiej analizy, wymaga uprzedniego przygotowania, sklasyfikowania powiązań między jej elementami, poprzez przypisanie im określonej wartości. Sporo tego i z pewnością przyjdzie dzień, kiedy na blogu pojawi się szczegółowy wpis, w którym sięgniemy po bardziej zaawansowane techniki. Na chwilę obecną odsyłam do profesjonalistów w dziedzinie. Chciałbym jednak pokusić się o pokazanie Wam czegoś prostego, a w mojej ocenie bardzo skutecznego.

Uproszczony schemat TOWS. Jak to ugryźć?

Klasyczna definicja analizy SWOT wskazuje, że należy:

  1. Unikać wykrytych zagrożeń,
  2. Dokładać wszelkich starań, by wykorzystywać istniejące szanse,
  3. Pracować nad eliminacją znanych słabych stron organizacji,
  4. Swoje działania budować w oparciu o mocne strony, będące fundamentem silnej marki.

To podejście modelowe. Wyróżniamy również metodę, opracowaną przez Heinza Weihricha– TOWS. W teorii jest ona tożsama, a wręcz równoznaczna ze znaną nam analizą SWOT. Zmieniona kolejność liter, wynika z pewnego wartościowania, tzn. przedstawiania naprzeciw siebie czynników zewnętrznych do czynników wewnętrznych. Na tej podstawie tworzymy strategie, sposoby działania, formułujemy cele i priorytety.

Jeżeli macie ochotę na zgłębienie tematu, z pewnością znajdziecie rzetelne opracowania. Ja bazuje na uproszczonym modelu, do którego sporządzenia wystarczy znajomość klasycznego SWOT’a oraz ogólne pojęcie o tym, że istnieje również coś takiego jak TOWS. Wykorzystuje do tego prostą macierz. Nie jestem jej twórcą. To dorobek doktryny.

 

W

Ilość –

 

 

Model korzystny / niekorzystny

 

S

Ilość –

 

 

Model korzystny / niekorzystny

T

Ilość –

 

 

Model korzystny / niekorzystny

 

 

 

 

 

Strategia mini-mini.

 

 

 

 

 

 

Strategia maxi-mini.

 

O

Ilość –

 


Model korzystny / niekorzystny

 

 

 

 

 

Strategia mini-maxi.

 

 

 

 

 

 

 

Strategia maxi-maxi.

 

 

Na czym polega ów sposób? Określam sobie stosunek mocnych stron (S) do słabych stron (W). Następnie określam stosunek szans (O) do zagrożeń (T). Możemy to zrobić na wiele sposobów.

  • Ilościowo, tzn. sprawdzić, których elementów jest więcej, a których mniej,
  • Jakościowo, tzn. nie baczyć na ilość tych elementów, ale na podstawie przypisanych wartości, czyli „mocy” konkretnego elementu układanki, określić przewagę którejś ze stron,
  • Mieszanie, tzn. połączyć w logiczny sposób powyższe podejścia.

Kiedy już ocenię, która ćwiartka analizy jest w przewadze (słabe strony nad mocnymi lub na odwrót? szanse nad zagrożeniami lub na odwrót?), nanoszę elementy takiej analizy na macierz. Widzisz? Jest tam miejsce przeznaczone na wpisanie ilości czy też zaznaczeniu czy model jest korzystny bądź też niekorzystny.

Model korzystny to taki, w którym przeważają mocne strony lub szanse, niekorzystny to taki, gdy przeważają słabości lub zagrożenia. I teraz, bazując na powyższej macierzy, muszę ustalić, jaka strategia będzie dla mnie najefektywniejsza.

  • mini-mini, zarówno słabe strony jak i zagrożenia są dominujące, w tym wypadku niewiele mogę zrobić, projekt należy zawiesić lub zamknąć, zdecydować się na potężne zmiany lub skupić się na czymś innym,
  • mini-maxi, kiedy szanse dominują nad zagrożeniami, ale mam więcej słabości aniżeli mocnych stron. W tym wypadku mogę skupić się głównie na wykorzystaniu tych czynników zewnętrznych lub staram się utrzymać je na stałym poziomie, ale pracuje nad poprawą sytuacji wewnętrznej. Przykładem może być, kiedy organizacja X będzie miała dużo funduszy, ale niewielką ilość członków. Co za tym idzie, można odpuścić sobie czasochłonne pozyskiwanie funduszy i negocjacje ze sponsorami, a skupić się na pozostałych zadaniach, których fundusze nie „załatwią”.
  • maxi-mini, kiedy to zagrożenia dominują nad szansami, ale mam przewagę mocnych stron nad słabościami. Sytuacja analogiczna do powyższego. Przykładem będzie, np. wysoki poziom motywacji w zespole X oraz duża dyspozycyjność czasowa jej członków w obliczu zmiany regulaminu wewnętrznego Uniwersytetu, przez który wszystkie procedury biurokratyczna są bardziej skomplikowane i pracochłonne.
  • maxi-maxi, kiedy to szanse zdominowały zagrożenia, a mocne strony przeważają nad słabościami. To stan, do którego powinnyśmy dążyć, a jeśli jest punktem wyjścia- rewelacja. Byleby woda sodowa nie uderzyła.

Dzięki takiej analizie, muszę poważnie zgłębić temat. Po raz kolejny zastanowić się nad tym, co takiego umieściłem w SWOT. Czy określona cecha negatywna, może być zwalczona przeciwstawną pozytywną? Czy ich moc jest sobie równa? Proste rozwiązania są skuteczne, to zasada.

Zadanie domowe.

Podczas ostatniego wpisu, prosiłem o określenie założeń projektu, metodą 5W1H. Cóż, dzisiaj w odniesieniu do tego samego projektu, jaki wybrałeś/wybrałaś, proszę Cię o przygotowanie analizy SWOT i wyciągnięcie wniosków. Jaką strategię musisz przyjąć, żeby przedsięwzięcie się powiodło? Co jest twoim atutem, a nad czym musisz pracować?

 


Źródła oraz inspiracje

  1. A Guide to the Project Management Body of Knowledge; Project Management Institute
  2. Encyklopedia zarządzania
  3. Milion innych, bo ogólnie, pisałem od serducha, a nie z literaturą w ręku. Każdy ówczesny człowiek korzysta z pewnego dorobku, nawet jeśli sięgał po niego kilka lat wstecz. Trochę tego wszystkiego przerobiłem, więc jeśli znajdziesz gdzieś podobieństwa, to masz kuźwa rację! Ta wiedza jest usystematyzowana. Ja podałem to w autorski sposób, okraszając subiektywnym komentarzem oraz zebrałem najważniejsze dane w pigułce. Wygląda to tak, a nie inaczej. Mówiąc kolokwialnie: nie wiem skąd coś wiem. Zastanów się dwa razy pisząc, że to już gdzieś widziałeś, bo widziałeś na pewno.
Udostępnij
0 komentarzy on Podstawowe narzędzia w zarządzaniu projektem #2 – SWOT

Post a comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *