Podstawowe narzędzia w zarządzaniu projektem #4 – wykres Gantta

Trochę czasu zajęło, by przywrócić te serię do łask. No, ale jest to powrót skuteczny. Będę pisał regularnie, bo mam sporo planów związanych z tematyką zarządzania projektem na ten trwający już rok.

Ostatni wpis z cyklu „podstawowe narzędzia w zarządzaniu projektem”, traktował o metodzie służącej wyznaczaniu celów – SMARTER. Polecam zapoznać się z jego treścią: TUTAJ TEN SUPER WPIS.

Dzisiaj pójdziemy o krok dalej i właściwie, będzie to już ostatni krok w tej inauguracyjnej serii tematycznej. Przypominam, że od samego początku pokazywałem jak wykorzystać metody na praktycznych przykładach i zachęcałem do odrabiania pracy domowej. Polegała na tym, że od samego początku, na podstawie wybranego przez was przykładu, stosowaliście opisywane przeze mnie narzędzia. Po przedstawieniu ostatniego punktu programu (który ma miejsce tu i teraz), możecie wysłać mi maila z waszymi pracami, by wspólnie zastanowić się nad całością, wyciągnąć wnioski, wymienić się poglądami i ocenić efekt.

Moja propozycja jest aktualna. Co więcej- jestem otwarty i chętny na wszelkie wiadomości dot. tematyki zarządzania projektem, o każdej porze dnia i nocy (nie mam powiadomień mailowych, oj nie mam, ryba mi kiedy otrzymam wiadomość). A więc do dzieła.

Klasycznie, nasz roboczy kazus:


KAZUS – SZKOLENIE SUPER S.

Organizacja studencka X, działająca na obszarze miasta Y, której grupą docelową będą w głównej mierze studenci wydziału Z. Pojawił się pomysł na realizację projektu szkoleniowego z zakresu zarządzania sobą w czasie. Studenci postanowili zorganizować to szkolenie 5 marca 2018, w godzinach 17-20, a jako trenera, zaprosili Jana K. W skład grupy projektowej, która będzie odpowiedzialna za realizację SUPER S, wchodzą 4 osoby (A,B,C,D).


I przechodzimy do głównego punktu programu. Do tej pory stosowałem jednolity szablon w publikacjach z tej serii. Tym razem zmieniam koncept, wierząc, że będzie to dla was jasne i czytelne.

Wykres Gantta

Definicja

Zwany również Harmonogramem lub Diagramem Gantta. Osobiście, używam sformułowania: „Macierz Gantta”. Jest to popularna, prosta oraz skuteczna metoda planowania w zarządzaniu projektem. To już ostatni etap, poprzedzający właściwą realizację szeregu zadań, wchodzących w skład naszego przedsięwzięcia.

Opracowany i spopularyzowany za sprawą jednego z pionierów nauki zarządzania projektami – Henrego Laurence’a Gantta. Internet powie nam również, że właściwym twórcą metody był Polak – niejaki Karol Adamecki. Publikuję te informacje jako fakultatywny smaczek. Dla ciekawych genezy tego narzędzia, polecam lekturę nieskończonej otchłani sieci i weryfikacji tych wiadomości. Warto, cholernie warto. Tylko chwilę wam to zajmie.

No dobra, ale do czego to służy i po kiego grzyba mi to stosować?

Do czego służy ta metoda?

Harmonogram Gantta służy do wizualnego odtworzenia zadań, jakie nas czekają oraz czasu, w którym powinny zostać wykonane. Odpowiednią tabelę tworzymy w programie Excel lub gdzie dusza zapragnie, byle było wygodnie.

Dzięki 5W1H mamy bardzo podstawową kartę projektu, SWOT zapewnił nam rzeczową analizę naszych mocnych i słabych stron, z kolei SMARTER umożliwił wytyczenie celów, a teraz pozostaje rozbić to na mniejsze kawałeczki i sporządzić sobie przejrzysty plan zadań.

Subiektywne wyjaśnienie

Pisząc definicję macierzy, posługiwałem się różnorakimi źródłami. Przeszukując wszelkie możliwe miejsca, napotykałem na mnóstwo punktów widzenia. Niektóre z nich są kompletnie odmienne, niektóre zaś – różnią się tylko detalami.

Postawiłem zatem odpuścić sobie obiektywizm i myślenie podręcznikowe. Przedstawię zasłyszane i przeczytane wizje na tworzenie Diagramu, kładąc akcent na rozwiązania, które sam stosuje lub chętnie bym zastosował.

Wszelkie źródła podaję zawsze na końcu wpisu, często są to tylko inspiracje, niektóre wrzucam dla zasady, bo na pewno kiedyś tam szukałem odpowiednych informacji i z pewnością mogą się one pojawić w moich publikacjach. Jeśli jesteście zainteresowani określonym modelem tego narzędzia lub chcecie poznać wszystkie wersje, należy poszukać informacji na własną rękę. Na wstępie zaznaczam – uważam to za bezsensowne. Moje opracowanie będzie wystarczające.

Etapy sporządzania Macierzy

Okej. Podzielmy to wszystko na etapy.

Etap numer 1.

Zastosowanie metod 5w1h, swot i smarter. Wiadomo, o tym wspominałem. To chyba jasne, żeby opracować swój własny projekt.

5W1H
SWOT
SMARTER

Etap numer 2.

Rozbicie smarta na drobne części. Cóż, wyznaczenie wartościowego celu to jedno, osiągnięcie takiego.. to drugie. Aby cel został zrealizowany, będziemy musieli – w zdecydowanej większości przypadków – podzielić go na wiele pomniejszych zadań.

Posługując się wykorzystanym już celem, który przedstawiłem w ostatnim wpisie, pokażę wam, o co tutaj właściwie chodzi.

Zgromadzić frekwencję 100 osób na szkoleniu prowadzonym przez Jana K., dnia 5 marca 2018.

  • Zadanie pierwsze: napisać podanie do Dziekana Wydziału Z o udostępnienie Sali wykładowej, mieszczącej minimum 100 osób.
  • Zadanie drugie: napisać do przedstawicieli organizacji studenckich, działających na terenie miasta Y, z prośbą o opublikowanie w ich mediach społecznościowych, notki prasowej dot. szkolenia.
  • Zadanie trzecie: wykonać 10 plakatów, które zostaną rozwieszone na terenie Uniwersytetu macierzystego dla Wydziału Z.
Etap numer 3.

Powyższe zadania, to oczywiście tylko przykłady. Konkretne zadania mogą wynikać z wielu, różnych celów. Nakładać się na siebie. Teraz musimy przydzielić osobę odpowiedzialną za dane zadanie oraz wskazać termin wykonania.

Terminy na wykonanie zadania mogą przyjąć następujące przymioty:

  1. Jednorazowe – występuje w jednym, określonym momencie lub też interesuje nas jedynie deadline, czyli ostateczny moment na jego realizację lub początek, bowiem będzie nam towarzyszyło przez cały okres przedsięwzięcia,
  2. Krótkoterminowe – czyli takie, na których realizację potrzebujemy niewielkiego wycinka czasu, w zależności jak długo realizujemy projekt,
  3. Długoterminowe – czyli takie, które będziemy realizować bardzo długo, np. promocja wydarzenia w mediach społecznościowych, nie mniej, w przeciwieństwie do zadań jednorazowych (gdy chodzi o sam deadline lub sam początek), wiemy kiedy rozpoczniemy i kiedy zakończymy.

Kto realizuje zadanie? Cóż, zapewne osoba, będąca za nie odpowiedzialna, czyż nie? To Ty jesteś koordynatorem, wyznaczaj!

Etap numer 4.

Sporządzenie zarysu naszej Macierzy w programie Excel. Tak jak wspominałem, szkół jest milion (albo dwa), ja przedstawię taką, co jest warta milion – moją. No, raczej nie jestem jej autorem, ale wykorzystuje ją w praktyce.

Po lewej stronie w jednej kolumnie, wpisujemy zadania, jakie tam sobie wyznaczyliśmy. Tylko tyle. Nie polecam wpisywać tego chronologicznie lub nie daj „borze” alfabetycznie. Najlepiej wpisać to w zbiorze zadań, podlegających jednemu obszarowi (najczęściej jednej osobie, która jest za to odpowiedzialna lub całemu zespołowi, który jest za to odpowiedzialny) i oznaczyć to kolorem.

Z kolei na całej poziomej linii górnej, wpisać do tylu rubryk ile potrzeba, jakieś określone przedziały czasowe. Zależy to od tego, jak długo realizujesz cały projekt oraz czy macierz jest sporządzona dla całego okresu przygotowywania przedsięwzięcia czy może dla jakiegoś etapu w tej pracy.

Zakresy czasowe, jakie możecie śmiało wykorzystywać:

  1. Jednodniowe – dla naprawdę krótkich okresów przygotowawczych (terminy gonią!);
  2. 3 dniowe/4 dniowe – dla okresów przygotowawczych rzędu miesiąca/dwóch;
  3. Tygodniowe – dla okresów przygotowawczych powyżej dwóch miesięcy, ale nie dłuższych jak 6 miesięcy;
  4. 2 tygodniowe – dla okresów powyżej 6 miesięcy;

No dobra, właściwie wszystko wiemy, więc przechodzimy do kolejnego etapu.

Etap numer 5.

Naniesienie tego całego tałatajstwa na Macierz w Excelu. Dobra, przykładową wstawiłem poniżej, to będzie można sobie zerknąć na konkretny model.

Tym czasem kolejne wyjaśnienia. Proponuję pracować na dwóch zakładkach w Excelu. W pierwszej umieszczamy sam diagram, w drugiej – będziemy umieszczać szczegóły dot. konkretnych zadań, np. osoba odpowiedzialna, miejsce, przydatne informacje, telefony, adresy mailowe, innymi słowy wszystko to, co istotne z punktu widzenia całego zespołu. Nie możemy jednak przesadzić, bo rozpisanie bardzo szczegółowych informacji, pozostawmy osobie odpowiedzialnej za ten rewir.

Jak zaznaczać pola? Możliwości jest mnóstwo. Ja z reguły pozostaję przy kolorach adekwatnych do tego, jak oznaczyłem konkretne zadania. I tyle, ale.. są wyjątki. Musimy przyjrzeć się podziałowi zadań, według mnie, wygląda to następująco:

  1. Zwykłe zadanie – czyli takie, które wypada zrealizować, a nawet trzeba (jak każde inne, po to w końcu je wyznaczamy), ale nie jest ono wyraźnie ważniejsze od pozostałych,
  2. Zadanie krytyczne (istotne) – czyli takie, od których zależy wiele pomniejszych, np. będące warunkiem rozpoczęcie kilku kolejnych, bez którego nie ruszymy do przodu, dominujące,
  3. Kamień milowy – czyli szczególnie wybrany moment, który zanim powstanie macierz, powinniśmy jasno określić. Kamienie milowe są podporą całego projektu, pod nie, powinniśmy wyznaczać pozostałe zadania, bowiem bez nich, projekt się nie uda, nawet w wersji alternatywnej.

W opracowaniach dot. Gantta, znajdziemy informacje, że kamień milowy to moment podsumowujący pewien etap, dzięki czemu, możemy przejść dalej. Racja.

Pisałem jednak, że tworzę w oparciu o swoje doświadczenia, na swoim poziomie i w odniesieniu do projektów, jakie realizowałem. To szczera opcja. Po drugie, porzucam obiektywizm i podręcznikowizm, a skupiam się na własnych interpretacjach.

Zwykłe zadanie niczym się nie wyróżni. Zadanie krytyczne może być oznaczone dodatkowym elementem – np. innokolorową literką K. Z kolei kamień milowy musi być CZARNY. Będzie rzucał się wyraźnie w oczy. Według mnie to najtrafniejsze oznaczenie.

Pod diagramem zamieśćcie legendę, która wyjaśni co oznacza poszczególny symbol, kolor, oznaczenie. To bardzo ważne, bowiem warunkuje zrozumienie całości przez członków naszej grupy projektowej. I nikt wam z tego tytułu nie powinien dupy zawracać. O ile zrobicie to dobrze.

Przydatne wskazówki

Wykres Gantta polecam  tworzyć w arkuszach google. To bardzo wygodne, bowiem każda konieczna edycja jest z automatu widoczna dla wszystkich odbiorców. Pamiętajmy, by opcję edycji pozostawić osobom, które są do tego kompetentne. Jeśli wszyscy będą mogli to robić, powstanie chaos. A my chaosu nie lubimy.

Macierzy nie ma sensu drukować w przeciwieństwie do karty projektu. Planowanie jest świetne, ale plany.. plany się zmieniają. Mają do tego tendencję. To byłaby niepowetowana strata papieru. Niechaj pozostaje to w formie elektronicznej.

Kamień milowy będzie najczęściej oznaczony w sposób jednorazowy – jako konkretna data. Zróbcie zatem wyjątek i pomimo jego umieszczenia w zakresie czasowym rzędy tygodnia, po prostu w polu wpiszcie ten konkretny dzień.

Radzę zastanowić się nad formą zadań. Powinny mieć swój początek i koniec, bądź przyjąć postać jednego punktu (konkretnego dnia). Bywa, że wystarczy umieścić start lub deadline na wykonanie. Przemyśl sobie, które rozwiązanie będzie wygodniejsze.. i skuteczniejsze.

Przykładowa Macierz

Nie traktować tego merytorycznie. To tylko prosty przykład, ukazujący jak nanosić konkretne punkty w szablon.

Przykładowa Macierz Gantta

Zadanie domowe

Masz swój wybrany projekt, wykonałeś/aś 5W1H (podstawową kartę przedsięwzięcia), słabości i atuty przenalizowane za pomocą SWOT, a cele wyznaczone, dzięki metodzie SMARTER. Cóż, nie pozostaje nic innego, jak na podstawie powyższego opracowania, sporządzić macierz Gantta.

Po wszystkim, wykorzystując mój profil na fb: https://www.facebook.com/miejsky/ , bądź adres email: czesc@miejsky.pl, wyślij swoją pracę – będziemy mogli to wspólnie przenalizować, wymienić się poglądami, wrażeniami, może znajdziemy jakieś błędy i zmodyfikujemy całość. Nie wiem czy posiadam większą wiedzę i doświadczenie od Ciebie, ale na pewno swoje posiadam, więc możliwe, że będzie to wartościowa lekcja zarówno dla Ciebie, jak i dla mnie.

Nie krępuj się. Mnie również będzie bardzo miło, móc pracować na przykładach wziętych z życia, wszak jest to moja pasja.

Słowo na zakończenie

To już ostatni wpis z cyklu „podstawowe narzędzia w zarządzaniu projektem”. Kolejne będą osobnymi, niezależnymi publikacjami, choć..  właściwie to jedno wynika z drugiego i wszystko jest istotne. Taki to mechanizm.

Zapraszam Cię serdecznie do dalszej lektury, w najbliższym czasie dowiesz się czym jest cykl życia projektu, jak zorganizować najlepszą konferencją naukową i na co zwracać uwagę, pisząc oficjalne podania o udostępnienie pomieszczeń, wsparcie finansowe czy objęcie patronatem twojego wydarzenia.


Źródła oraz inspiracje

  1. A Guide to the Project Management Body of Knowledge; Project Management Institute
  2. Zarządzanie projektami krok po kroku, Mariusz Kapusta
  3. Encyklopedia Governica
  4. Encyklopedia zarządzania
  5. Serwis 4business4you.
  6. Blog Bartosza Czapiewskiego
  7. Milion innych, bo ogólnie, pisałem od serducha, a nie z literaturą w ręku. Każdy ówczesny człowiek korzysta z pewnego dorobku, nawet jeśli sięgał po niego kilka lat wstecz. Trochę tego wszystkiego przerobiłem, więc jeśli znajdziesz gdzieś podobieństwa, to masz kuźwa rację! Ta wiedza jest usystematyzowana. Ja podałem to w autorski sposób, okraszając subiektywnym komentarzem oraz zebrałem najważniejsze dane w pigułce. Wygląda to tak, a nie inaczej. Mówiąc kolokwialnie: nie wiem skąd coś wiem. Zastanów się dwa razy pisząc, że to już gdzieś widziałeś, bo widziałeś na pewno.
Udostępnij
0 komentarzy on Podstawowe narzędzia w zarządzaniu projektem #4 – wykres Gantta

Post a comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *