Karta projektu – twój as na każde przedsięwzięcie

Ceniący się magicy sięgają po sztuczki karciane. Ceniący się menadżerowie i koordynatorzy sięgają po kartę projektu. I to nie byle jaką! Prawdziwego asa z rękawa, który zawsze ratuje sytuacje, kiedy jest potrzebny. A uwierz mi: jest potrzebny nieustannie.

Nie odkrywam Ameryki, nie konstruuje niczego nowego, bądź innowacyjnego. Tego narzędzia używa wiele osób, ja też używałem, sęk w tym, że chyba nie do końca wiedziałem, że to robię. Narzędzia mają to do siebie, że warto świadomie wykorzystywać ich potencjał, aby zmaksymalizować efekty. Gdy zgubisz 100 zł, które znajdzie jakiś potrzebujący, nie znaczy od razu, że niosłeś pomoc.

Kształt karty projektu z prawdziwego zdarzenia, ujrzałem dopiero po zapoznaniu się ze standardem PMI oraz publikacjami osób takich jak Mariusz Kapusta. Dziękuję za to. No dobra, ale my tu pitu-pitu, a wy możecie nie wiedzieć, o czym chcę dziś opowiedzieć.

Karta projektu to zbiór wszystkich najważniejszych informacji, które tyczą się projektu, utworzona przed rozpoczęciem właściwych prac nad naszym przedsięwzięciem. Definicja dla leniwych. Rozbudowując temat.. a zresztą. Zróbmy to punktami, nagłówkami i pogrubieniami. Jak szaleć, to tylko z wordpressowskim edytorem tekstu.

Po co mi taka karta?

Kartę projektu tworzysz aby usprawnić komunikację zespołową, a także w celu przejrzystego uporządkowania danych dot. podjętej inicjatywy i umieszczeniu ich w jednym miejscu. To tak zwana pigułka, zawierająca wszystkie najpotrzebniejsze informacje o projekcie. W założeniu masz do niej wracać, budować w oparciu o nią kolejne dokumenty i nie martwić się o to, że pewne kwestie nie zostały poruszone i przedstawione zainteresowanym.

Jak ma wyglądać taka karta?

Normalnie. Jak Ci wygodnie, jak Ci atrakcyjnie. To może być zwykły dokument tekstowy, pełen nagłówków, punktów, może ze spisem treści? Musi być czytelny nie tylko dla Ciebie, ale przede wszystkim dla całego zespołu projektowego, czy też osób zaangażowanych w to co robisz i czego ta karta dotyczy.

Zatytułuj: karta projektu X. Włącz numeracje, nazywaj każdy z punktów, opisuj go, podkreślaj to co istotne. A jeśli drzemie w Tobie prawdziwy artysta, którego twórczość jest zrozumiała i przejrzysta dla ogółu.. kreuj.

Kto ją przygotowuje?

Najtrafniej powiedzieć, że to praca grupowa. W praktyce większość obowiązków w tym zakresie, spoczywa na barkach osoby odpowiedzialnej za dany projekt. Jeśli mowa tu o Tobie, pamiętaj, aby konsultować zagadnienia poruszane w karcie z osobami, które mogą Ci pomóc stworzyć merytoryczną treść.

Kiedy powstaje?

Jeszcze przed podjęciem konkretnych działań projektowych. Jeszcze przed rozbudowanym planem, ale już w trakcie samego planowania. A to dlatego, że samo przygotowanie karty wymaga zebrania konkretnych informacji i posiadania wizji na twój projekt. Pamiętaj o jednym: karta projektu to narzędzie dynamiczne, ruchome. Będziesz ją aktualizował, modyfikował i nanosił poprawki. Plany często biorą w łeb, ale planowanie to ciągły proces, hojnie obdarowujący rezultatami.

Dla kogo jest przeznaczona?

Dla Ciebie. Dla twojego zespołu. Dla zainteresowanych projektem – potencjalnych sponsorów, czy partnerów (oczywiście po zebraniu informacji z karty i przedstawieniu ich w formie graficznej, prezentacji, itp.). Dla twojego zleceniodawcy/sponsora, który zresztą musi uczestniczyć w budowie tego narzędzia. Dla osób, które są potencjalnymi kandydatami do twojego zespołu. Mając kartę, mogą zapoznać się z całym projektem: czego dotyczy, jakich efektów oczekujesz, w jaki sposób działasz. Oczywiście, musisz pamiętać o usunięciu danych drażliwych, zgodnie z zasadą „ograniczonego zaufania”. Pełna karta tylko dla zespołu.

Jak ją stworzyć?

Przede wszystkim zacznij od pomysłu na projekt. Mając taki pomysł, wiedząc, co chciałbyś osiągnąć, zabieraj się do roboty. Na samym początku 5W1H. Pisałem o tym, zerknij. W ten sposób nakreślisz bardzo podstawowe ramy dla podejmowanego przedsięwzięcia.

Karta pozwoli Ci doprecyzować temat. W kolejności chronologicznej:

  1. Wpadasz na genialny pomysł zagłady wszechświata.
  2. Konsultujesz pomysł z osobami zaufanymi, widzisz potencjał.
  3. Myślisz sobie: po co? Czy starczy mi środków? Rozkładasz swoją wizję na czynniki pierwsze.
  4. Po wstępnej i rzeczowej analizie, zasiadasz do 5W1H. Niech to jakoś wygląda, niech ma pewne kształty.
  5. Robisz kawę lub yerbę, zaopatrujesz się w przyrządy do notowania. Zbierasz wszystkie punkty, które twoja karta powinna zawierać. Co musisz wiedzieć o własnym projekcie? Jakich danych potrzebujesz? Jakie informacje będą niezbędne, aby zaangażować w inicjatywę kolejne osoby?
  6. Mając spis wszystkich zagadnień, które znajdą się w twojej karcie, tworzysz dokument tekstowy, tytułujesz go, wypisujesz te zagadnienia i masz już bazę, którą uzupełnisz. Tylko.. cholera, jakie informacje zbierać? Nie chcę przeoczyć czegoś istotnego! Proszę bardzo. Kto pyta, nie błądzi!

Jakie informacje powinna zawierać?

Nie ma złotej metody. Wszystko zależy od skali podejmowanego przedsięwzięcia. Nie zawsze będzie Ci potrzebny tak rozbudowany zestaw. Twórz sam dopóty możesz. Pozostałe zagadnienia opracuj na podstawie rozmów/wywiadu, a także pracy grupowej z twoim zespołem. Postaram się wymienić wszystko to, co może Ci się przydać.

5W1H,

czyli skrót samej karty (opcjonalnie).

Nazwa projektu,

captain obvious.

Tło biznesowe,

czyli odpowiedź na pytanie, dlaczego w ogóle podjąłeś taką inicjatywę? Jaki cel ogólny jej przyświeca?

Grupa docelowa.

Ten punkt pojawi się dwukrotnie, ogólny i szczegółowy. To ogólny punkt. Do kogo w głównej mierze kierujesz swoje przedsięwzięcie? Kto będzie jego adresatem?

Cele.

Metod przedstawiania takich celów jest mnóstwo. Na pewno warto posiłkować się SMARTEM. Możesz tu wypisać wszystkie ważniejsze cele projektu, albo wykorzystać metodę Mariusza Kapusty, który konstruuje cele odpowiadając na pytania: Jaki mam cel.. – chcę go osiągnąć w taki sposób, żeby.. – aby w rezultacie..

Grupa interesariuszy,

czyli spis podmiotów, które mają jakikolwiek związek lub wpływ na nasz projekt. To rozbudowana grupa docelowa. Chodzi o to, abyś w oparciu o te kryteria: kto może udzielić pomocy; kto ma wpływ na przebieg projektu; od kogo jesteś zależny; komu zależy na sukcesie projektu; kto nam życzy porażki; kto jest naszym konkurentem; + wiele innych, wyszczególnił konkretne osoby lub grupy osób. To może być twój nachalny sąsiad, dyrektor pobliskiej szkoły, pracownicy Uniwersytetu, mieszkańcy konkretnego osiedla.. Bądź skrupulatny.

Kryteria sukcesu.

Jeden z najważniejszych punktów na tej liście. Kryteria sukcesu to konkretne wymagania, które zbierasz od poszczególnych osób. Twojego sponsora, czy zleceniodawcy. Twojego zespołu. Patronów. Partnerów. Zapytaj każdego o to, czego oczekują od Ciebie, jakich się spodziewają efektów. To musi być klarowne od samego początku. Zbierz informacje w trzech przedziałach: minimalny zakres, optymalny zakres i cel. Dążysz do celu, ale jest to mega trudne zadanie. A musisz mieć alternatywy. Stąd przedział. Od minimum, do maksimum. Gdy twój rezultat znajdzie się poniżej minimum.. oznacza to porażkę.

Zakres projektu.

To nic innego jak lista zadań, które Cię czekają. Nie wiem w jaki sposób będziesz rozwijał ten punkt. Ja zbieram takie zadania, które składają się na osiągnięcie finalnego rezultatu, a które są znane od początku. Oczywiste kwestie. Zbiór zadań, czy macierz Gantta, robię w formie osobnego dokumentu. To tylko pogląd na to, co właściwie będzie robić grupa projektowa, co ją czeka i jaka jest skala podjętego zobowiązania.

Budżet projektu/finanse.

Nie mam pojęcia, czym się aktualnie zajmujesz. O ile możesz lub wręcz musisz nakreślić wstępny szacunek budżetowy na samym początku, zrób to. W innym razie po prostu zbierz do kupy informacje o ograniczeniach finansowych, o perspektywach na pozyskanie funduszy lub po prostu o środkach, które posiadasz.

Szanse i zagrożenia.

Niektórzy bardzo szczegółowo podchodzą do tego zagadnienia. Karta projektu służy im za szablon, zbiór podstaw, a w kolejnych krokach męczą te szanse i zagrożenia i męczą. Ja tego nie robię. Zaczynam i kończę na karcie projektu, a resztę analizuję na bieżąco. Może się kiedyś sparzę i zmienię poglądy? W każdym razie warto wypisać sobie potencjalne szanse i zagrożenia dla twojego projektu. SWOT na pewno jest Ci znany, więc nie będę tego tłumaczyć. Grunt, byś wypisał wszystko co Ci przyjdzie do głowy. O szansach i zagrożeniach powstanie pewnie osobna publikacja, bo chciałbym to nieco rozwinąć.

Zespół projektowy.

Śmieszne? Otóż nie. Wypisz wszystkie osoby i zakres ich odpowiedzialności. Niech to będzie jasne.

Komentarze/inne.

To takie pole na pierdoły, które nie pasują nigdzie indziej.

Wizja i misja.

Nie zawsze masz ją ładnie obrobioną na starcie twoich prac nad projektem. Gdy ja opracujesz, nie wahaj się uzupełnić kartę o ten niezwykle istotny punkt.

Kluczowe wartości.

Ciekawa sprawa. Ja na podstawie wywiadu, zbieram wszystkie wartości, które mają się kojarzyć z projektem, ale.. nie tylko wartości! Profesjonalizm, zaufanie.. Pff. Oklepane. Oprócz tego zbieram też wszelkie skojarzenia, które niesie projekt, zbieram też konkretny obraz, będący skojarzeniem dla projektu, a nawet historie.

To, co przyjdzie Ci do głowy.

Wczuj się w rolę osoby nowej w projekcie, która chce mieć w przejrzysty sposób posegregowane wszelkie dane dotyczące inicjatywy. To jej pomoże w pracy. Czego byś potrzebował/a? Masz to, a nie wymieniłem tego powyżej? Zawrzyj w karcie.

Co jeszcze warto wiedzieć?

Aby karta projektu była dostępna dla wszystkich! Możesz sobie wydrukować egzemplarz, który przyniesiesz na spotkanie projektowe. Możesz powiesić jeden egzemplarz gdzieś na ścianie, albo zadbać o to, by leżał sobie i oczekiwał zainteresowanych w siedzibie twojej firmy/organizacji. Problem w tym, że karta non stop się zmienia.

Dlatego polecam Ci wersję elektroniczną w formie arkusza tekstowego google. Wrzucasz na dysk, umożliwiasz edytowanie tym osobom, które mogą i powinny to robić.. voila. Całość podpinasz w widocznym miejscu, zależnie od wykorzystywanego kanału komunikacji.

Podsumowanie w pigułce

Karta projektu to zbiór najważniejszych informacji o projekcie, który aktualizujesz na bieżąco. Tworzysz ją przed rozpoczęciem właściwych prac przy twoim przedsięwzięciu. Jako koordynator, bierzesz to smutne zadanie na swoje barki. Zbierasz informacje samodzielnie, podczas rozmów i pracy w grupie. Dokument sporządzasz w formie elektronicznej i umieszczasz w miejscu dostępnym dla każdego członka twojego zespołu.

Słowo na zakończenie.. tylko podczas tych „strasznych” projektów?

Wiem, wiem doskonale z czym kojarzysz tą całą otoczkę. Z jakimiś biznesowymi projektami na wielką skalę. Z korporacjami, z biznesmenami. Słusznie. Oni z tego korzystają. A przynajmniej.. powinni. Ty również! Projekt to wszystkie działania, które podejmujemy. To nasza codzienność, bo wszystko co robimy, może być projektem.

Chcesz pracować nad swoją sylwetką, ale nie możesz się za to zabrać? Proszę bardzo. Opracuj założenia swojego „projektu”, zbierz wszystkie potrzebne informacje.

Planujesz mega ambitną wycieczkę autostopową, ale trochę się gubisz w tych wszystkich ograniczeniach? Partnerzy, kasa, wolne w pracy.. Nic prostszego. Usiądź i opracuj sobie kartę tego przedsięwzięcia.

Karta po wielokroć odblokowuje twoją kreatywność i pozwala dostrzec banały, o których wcześniej nie pomyślałeś. Były ukryte. Patrząc na zbiór najważniejszych informacji, podanych w skondensowanej i przejrzystej formie.. cóż, o wiele łatwiej jest znaleźć rozwiązania, o wiele łatwiej wyobrazić sobie przebieg tego procesu.

To narzędzie jest asem, rekwizytem prawdziwego czarodzieja. Magią w czystej postaci. I możesz po nią sięgnąć choćby teraz.


Źródła oraz inspiracje

  1. A Guide to the Project Management Body of Knowledge; Project Management Institute
  2. Zarządzanie projektami krok po kroku, Mariusz Kapusta
  3. Milion innych, bo ogólnie, pisałem od serducha, a nie z literaturą w ręku. Każdy ówczesny człowiek korzysta z pewnego dorobku, nawet jeśli sięgał po niego kilka lat wstecz. Trochę tego wszystkiego przerobiłem, więc jeśli znajdziesz gdzieś podobieństwa, to masz kuźwa rację! Ta wiedza jest usystematyzowana. Ja podałem to w autorski sposób, okraszając subiektywnym komentarzem oraz zebrałem najważniejsze dane w pigułce. Wygląda to tak, a nie inaczej. Mówiąc kolokwialnie: nie wiem skąd coś wiem. Zastanów się dwa razy pisząc, że to już gdzieś widziałeś, bo widziałeś na pewno.
Udostępnij
0 komentarzy on Karta projektu – twój as na każde przedsięwzięcie

Post a comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *