Podstawowe narzędzia w zarządzaniu projektem #1 – 5W1H

Jeżeli jesteś formalistą, który przestrzega co do joty reguł określonych metodyk zarządzania projektami.. to lepiej usiądź. Tak jak wspominałem na początku cyklu, swoją uwagę będę poświęcał głównie organizacjom studenckim czy też takim, które działają na mniejszą skalę.

Gdyby ustawić tutaj jakąś chronologię, pewnie zająłbym się innym obszarem tematycznym. Jednakże, nowy rok to doskonała okazja, by wprowadzić w życie zmiany, a czemu by nie? Dzisiejszy temat wydaje się najbardziej uniwersalny i praktyczny dla osób, które realizują zadania w kołach naukowych, stowarzyszeniach czy tego typu tworach. Dzisiejsza lekcja będzie nieco inna, bowiem skupię się głównie na efektywności, ocenianej przez pryzmat mojego doświadczenia w wolontariacie. Porzucę do minimum ramy doktrynalne, bo w tym wypadku byłyby zwyczajnie przerostem formy nad treścią. Nie na tym nam zależy.

Zaczynajmy!

Co może być pomocne podczas planowania naszych zadań w ujęciu projektowym?

Projekt żyje! Nauka PMI wyróżnia etapy tego „życia”, które, co oczywiste, są od siebie diametralnie różne. Poruszanie się po tych obszarach, to jakaś forma aksjomatu, należy przyzwyczaić się do tej charakterystyki, bo będzie ona elementem codziennej pracy koordynatora projektu. Po prostu. I trzeba przyswoić sobie taki punkt widzenia, zbudować sposób rozumowania, wiedzieć, co należy zrobić, aby zainicjować projekt i że w ogóle należy go inicjować. Są do doktrynalne standardy.

Dziś nie o tym. Pokażę Wam narzędzia, które zawsze wykorzystuję, kiedy zaczynam pracę nad nowym przedsięwzięciem. Nie będą to podręcznikowe definicje, niektóre z tych narzędzi zaimplementowałem z zupełnie innych dziedzin lub wykorzystałem je w innym celu, niż ten, któremu są one dedykowane. Nie wszystkie z nich są opisane w flagowym tytule Project Management Institute, a jeśli, to w zupełnie innym świetle. Bez strachu, tak właśnie ma być.

Chcę skupić się na 4, w moim mniemaniu, najważniejszych dla Ciebie, drogi czytelniku. Będą to kolejno:

  • 5W1H
  • SWOT
  • SMARTER
  • GANTT

Dziś skupimy się na metodzie 5 pytań „w” i jednego, opcjonalnego „h”. Poniżej kazus, który będzie nam towarzyszył przez 4 kolejne wpisy i będę go wklejał w każdym z nich, co by podkręcić przejrzystość do maksimum.

 


KAZUS – SZKOLENIE SUPER S.

Organizacja studencka X, działająca na obszarze miasta Y, której grupą docelową będą w głównej mierze studenci wydziału Z. Pojawił się pomysł na realizację projektu szkoleniowego z zakresu zarządzania sobą w czasie. Studenci postanowili zorganizować to szkolenie 5 marca 2018, w godzinach 17-20, a jako trenera, zaprosili Jana K. W skład grupy projektowej, która będzie odpowiedzialna za realizację SUPER S, wchodzą 4 osoby (A,B,C,D).


 

5W1H – metoda pytań standardowych.

Definicja.

Oryginalnie nie służy ona określaniu ram projektu, tworzeniu jego opisu czy też standaryzacji poczynionych ustaleń. Tak właściwie wykorzystywana jest do rozwiązywania problemów, jakie napotkamy na swojej drodze. Oczywiście tyczy się to w głównej mierze problemów, podczas realizacji jakiegoś przedsięwzięcia. Bardzo interdyscyplinarna, występująca na wielu płaszczyznach- policyjnych, dziennikarskich, wolontariackich, biznesowych czy naukowych. Polega na.. odpowiedzi na poniższy zestaw pytań. Banalnie, hmm?

  • What? (co?)
  • When? (kiedy?)
  • Where? (gdzie?)
  • Who? (kto?)
  • Why? (dlaczego?)
  • How? (jak?)

Geneza tej metody sięga czasów antycznych, gdzie dzielnie służyła retoryce. Nazywana zestawem pytań standardowych- bardzo trafnie zresztą. Zauważcie, że często pomija się najistotniejsze aspekty, uznając je za nader oczywiste. Strzelanie w kolano to dobry motyw w filmach akcji, niekoniecznie w omawianej przeze mnie doktrynie. Dlatego proszę, skupiajcie się na rzeczach podstawowych, a odkryjecie nieznane dotąd wymiary oczywistości.

Mylona z metodą 5why. W dużym skrócie, żeby nie mącić wody i waszych skupionych umysłów, metoda 5why polega na wielokrotnym powtarzaniu pytania: „dlaczego?” w relacji do określonego, pojedynczego problemu. Dzięki temu rozkładamy całość na czynniki pierwsze, dokonujemy selekcji uzyskanych informacji, idąc sobie po przysłowiowej nitce do kłębka, znajdując w końcu upragnione rozwiązanie.

No dobra, przejdźmy teraz do praktyki.

Przykład.

  • Co? Szkolenie w formie wykładowej, nazwane „Zarządzanie sobą w czasie”,
  • Kiedy? 5 marca 2018 roku, w przedziale godzinowym 17-20,
  • Gdzie? Audytorium na wydziale Z.
  • Kto? Członkowie pozarządowej organizacji studenckiej X (wymień skład projektowy, to bardzo ważne, mieć świadomość na kogo możesz liczyć podczas realizacji określonego wydarzenia – A, B, C, D) / trener biznesu Jan K (twój prelegent) / studenci z miasta Y, studiujący głównie kierunki humanistyczne (twoja grupa docelowa).
  • Dlaczego? Popyt na określony temat; brak szkoleń z tego zakresu tematycznego; aktywizacja środowisk studenckich; zdobywanie doświadczenia jako organizacja studencka; spełnianie zadość wizji oraz misji organizacji; motywacja w zespole.
  • Jak? Odpowiedzią na to pytanie może być: plan działania, metody, jakie wykorzystasz (spotkania projektowe, aplikacje do podziału zadań), szczegółowy podział obowiązków. Może to być również konkretny zestaw zadań, jeżeli wydarzenie będzie opierać się, np. głównie na promocji.

Wyjaśnienie.

To tylko przykłady. Wiele zależy od rodzaju projektu, jaki przyjdzie Ci koordynować. Na pytania możesz odpowiedzieć bardziej szczegółowo.

„Kiedy?” może być równie dobrze opisem kamieni milowych, czyli najważniejszych obowiązków, jakie Cię czekają i bez których nie ruszysz dalej (25 stycznia 2018 jako ostateczny termin na rezerwację sali wykładowej).

W pytaniu „kto?”, możesz określić jakiej frekwencji oczekujesz, załóżmy- 150 osób. To z kolei da Ci jasny obraz, przydatny podczas odpowiedzi na kolejne pytania. Będziesz mógł to zrobić bardziej precyzyjnie, skupiając swoją uwagę na sali wykładowej, która pomieści minimum 150 osób.

Usprawnijmy nasze działania!

Prościzna ta 5w1h, co nie? Pewnie, że prościzna i po raz kolejny apeluję: doceń potęgę prostych rozwiązań. To one będą towarzyszyć Ci przez calutki proces zarządzania określonym projektem. Skomplikowane rozwiązania zastosujesz do skomplikowanych problemów. Tak, to naprawdę działa.

Podczas swojej pracy często łączę 5w1h z mapą myśli. Nie jestem ekspertem w temacie map myśli samych w sobie, dlatego wierzę, że znajdziesz dobre i szczegółowe opracowania tego zagadnienia. Ogólnie: mapa myśli służy wizualizacji tego, co nam w głowie siedzi, stworzeniu rozsądnych algorytmów działań, określenia powiązań między tymi myślami i przedstawieniu tego w czytelny, atrakcyjny sposób. Najważniejsze, by był on czytelny dla CIEBIE. Dlatego nie chcę pokazywać swojej autorskiej metody na sporządzenie takiej mapy, bo może to być nic nie warte. Poszukaj swojej techniki, żeby zmaksymalizować efekty.

Ogólnie: na środku kartki papieru pokaźnych rozmiarów, umieść nazwę swojego projektu i następnie, tworząc odnogi, odpowiedz na wszystkie pytania 5w1h. Reszta należy już Ciebie, znalezienie algorytmu, przedstawienie stricte wizualne. To wszystko ma znaczenie. Wiedz, że warto spróbować.

Zadanie domowe.

Dobrze byłoby trochę potrenować, kurka wodna. Oto sylabus, który okaże się niezbędny do podjęcia tego wyzwania: Czym jest projekt?. To mój poprzedni wpis, który rozjaśni Ci definicję projektu. Mając tę wiedzę, będziesz w stanie znaleźć jakiś projekt w swoim życiu. Nie musisz wcale zajmować się organizacją wydarzeń czy pracą w stowarzyszeniach lub nie daj Boże korporacjach. Wystarczy, że jesteś osobą, która chce efektywnie planować i realizować określone zadania. Takimi zadaniami-projektami mogą być wszak: impreza urodzinowa czy zajebisty wieczór kawalerski.

Masz już taki projekt? Czekający na realizacje? Okej, świetnie.

W takim razie wykorzystaj informacje, które starałem się zawrzeć w dzisiejszym wpisie i przy pomocy 5W1H określ ramy tego przedsięwzięcia. Co Ty na to? Najbliższe cztery wpisy, dotyczyć będą podstawowych narzędzi służących zarządzaniu. Pod koniec każdego z nich, pojawi się kolejne zadanie, do którego wykorzystasz wybrany DZIŚ projekt.

Po wszystkim będziesz mógł przesłać mi efekty swojej pracy. Razem przeanalizujemy sposób wykorzystania narzędzi, może uda nam się zmodyfikować całość, znaleźć błędy, a może to ja złapię się za głowę i wrzasnę „o kuźwa, rewelacyjna robota, ileż mogę się z tego nauczyć!”. Zobowiązuję się odpisać na wszystkie takie maile.

Powodzenia!

 


Źródła oraz inspiracje

  1. A Guide to the Project Management Body of Knowledge; Project Management Institute
  2. Encyklopedia zarządzania
  3. Blog Zakątek Myślenia
  4. Co do powyższego, muszę wyjaśnić, że trafiłem na artykuł przypadkowo i to niedawno. Autor również wykorzystuje mapę myśli do metody 5w1h, co mnie cieszy, bo uważam to za efektywne. Jednakże, nie miałem o tym pojęcia i to nie ten blog oraz jego autor, byli dla mnie inspiracją dla wdrożenia mapy myśli w funkcjonowanie zestawu pytań standardowych.
  5. Milion innych, bo ogólnie, pisałem od serducha, a nie z literaturą w ręku. Każdy ówczesny człowiek korzysta z pewnego dorobku, nawet jeśli sięgał po niego kilka lat wstecz. Trochę tego wszystkiego przerobiłem, więc jeśli znajdziesz gdzieś podobieństwa, to masz kuźwa rację! Ta wiedza jest usystematyzowana. Ja podałem to w autorski sposób, okraszając subiektywnym komentarzem oraz zebrałem najważniejsze dane w pigułce. Wygląda to tak, a nie inaczej. Mówiąc kolokwialnie: nie wiem skąd coś wiem. Zastanów się dwa razy pisząc, że to już gdzieś widziałeś, bo widziałeś na pewno.
Udostępnij
0 komentarzy on Podstawowe narzędzia w zarządzaniu projektem #1 – 5W1H

Post a comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *