Czym jest projekt?

Jeżeli jeszcze tego nie zrobiłeś, zachęcam do zapoznania się z treścią poprzedniego wpisu.

Musisz wiedzieć, że zdecydowana większość moich tekstów, będzie tworzona w oparciu o normy i wytyczne Project Management Institute (PMI). Na początku ich flagowego dzieła – A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) umieszczone jest oświadczenie, informujące o tym, że proces powstawania tychże norm, bazuje na dobrowolnym konsensusie. Ponadto, autorzy nie biorą odpowiedzialności za efekty zastosowania się do wydanych przez nich publikacji. Ja również nie biorę.

Skoro wszystko jest jasne lub pretenduje do bycia jasnym, zabierajmy się do pracy. Pytanie-klucz dzisiejszego wpisu..

Czym jest projekt?

Po pierwsze, co bardzo ważne, jest wiele różnych metodyk zarządzania projektami. Nie znam wszystkich, a już na pewno nie stosowałem każdej z nich. Gdyby przyjrzeć się tematowi z bliska, z łatwością stwierdzimy: to ogrom wiedzy oraz informacji. W związku z czym, nie wiem, czy mam prawo mówić, że stosowałem się do JAKIEJKOLWIEK z nich. Raczej czerpałem garściami wyrwanymi z kontekstu. W każdym razie, postaram się przybliżyć definicje objęte ramami wielu z tych metodyk, dokonać analizy czy porównania oraz wydać osąd całkiem subiektywny. Oczywiście, koniecznym jest poświęcić uwagę wszystkim, a przynajmniej większości programów służących zarządzaniu projektem, ale to już pobożne życzenie na przyszłość.

A zatem, definicja projektu na podstawie..

Project Management Institute (PMI)

Projekt (przedsięwzięcie) to tymczasowa działalność podejmowana w celu wytworzenia unikatowego wyrobu, dostarczenia unikatowej usługi bądź osiągnięcia unikatowego rezultatu.

International Project Management Association (IPMA)

Unikatowy zestaw skoordynowanych działań ograniczony czasem i kosztami, mający na celu uzyskanie zbioru określonych uprzednio produktów (zakres spełniający cele projektu), zachowując przy tym normy jakości i wymagania.

Information Technology Infrastructure Library (ITIL)

Tymczasowa organizacja wraz z ludźmi i innymi zasobami, które są niezbędne do osiągnięcia celu lub innego rezultatu (wyniku). Każdy projekt ma swój cykl życiowy, obejmujący zazwyczaj: inicjację, planowanie, realizację i zamknięcie.

Projects in Controlled Environments 2 (PRINCE2)

Organizacja powołana na pewien czas w celu wytworzenia – w przyjętym czasie oraz przy wykorzystaniu uprzednio określonych zasobów – niepowtarzalnych, a wcześniej określonych wyników czy rezultatu.

Znajdźmy wspólny mianownik!

Okej. Rozłóżmy to czynniki pierwsze.

  • Przedsięwzięcie – warto zanotować. Projekt jest więc przedsięwzięciem. Pomyśl sobie teraz, z czym kojarzy Ci się to słowo. Sporo tego, prawda? Z dużą dozą prawdopodobieństwa, wszystkie te skojarzenia, będzie można podciągnąć pod strukturę projektu.
  • Działalność tymczasowa – charakteryzuje się określonym początkiem oraz końcem. Ponadto, nie warto spłycać tego pojęcia. Tymczasowość nie oznacza krótkich okresów, mierzonych w miesiącach. Tymczasowy może być również projekt, który zaplanowany jest na 3 lata lub i więcej.
  • Unikatowość – jest właściwie czynnikiem odróżniającym projekt od działań operacyjnych, przynajmniej z „doktrynalnego” punktu widzenia. Działaniom operacyjnym należy poświęcić osobny wątek (są powtarzalne, bardziej schematyczne), zatem w skrócie i po łebkach: projekt musi dawać Ci jakiś niepowtarzalny rezultat. Taki, z którym wcześniej się nie spotkałeś lub spotkałeś się, ale jego forma uległa znacznym modyfikacjom. Granica między projektem a działaniem operacyjnym jest w zasadzie bardzo cienka. Załóżmy, że organizujesz cykl szkoleń, którego jeszcze świat nie widział. W skład takiego cyklu wchodzi kilkanaście pomniejszych wydarzeń, dotyczących tego samego tematu, taką samą grupę docelową, tego samego prelegenta, itp. No, ale organizujesz je w różnych miastach na terenie całej Polski. Projekt czy działanie operacyjne? Za chuja nie wiem. Ty też możesz tego nie wiedzieć, na chwilę obecną nie ma to wielkiego znaczenia.
  • Skoordynowane działania – odznaczające się harmonią, jasnym podziałem zadań czy jednostką zarządzającą. Koordynacja działań dotyczy niewątpliwie grupy osób, realizującej określone czynności równolegle. Grupa osób na potrzeby naszego kazusu to grupa projektowa.
  • Cykl życiowy projektu – temu zagadnieniu poświęcę osobny wpis. Wiedz, że każdy projekt „żyje”. Dosłownie, nie przesadzam, nie palę głupa. To życie, podobne jak życie każdego innego organizmu, rządzi się swoimi prawami. Powinno wystarczyć.. na moment.
  • Zasoby – absolutnie wszystko to, co jest nam potrzebne, aby uzyskać pewien rezultat – według mojej opinii. Z kolei tym rezultatem, wedle norm APICS (The Association for Operations Management) będzie konkretny wyrób. APICS standaryzuje metody zarządzania produkcją. A ja się na tym nie znam. To tylko definicja, dlatego radzę Ci zasięgnąć wiedzy specjalistów lub kompletnej literatury w tym zakresie. Zasoby mogą dotyczyć finansów, ludzi czy przedmiotów. Nie każdy projekt będzie potrzebował wszystkich składowych, ale z pewnością czynnik ludzki spaja wszelkie działania.
  • Organizacja – to właśnie nasza grupa projektowa. Powołana w określonym celu, a mianowicie.. zrobić najlepszy projekt wszech czasów. Dobra, czasem mniej ambitnie. Najlepszy projekt na podwórku. Organizacja w tym ujęciu ma swoją strukturę, członków, którzy wiedzą co należy do ich zadań, a także relacje, jakie tychże członków łączą. Co się dzieje, gdy mają robić wszyscy? To trochę tak jakby krzyczeć do tłumu „Ratunku!”. Masz prawie jak w banku, że nikt Ci nie pomoże.

Co będzie wspólnym mianownikiem?

Zaznaczyłem, że będziemy go szukać, nie powiedziałem, że znajdziemy. Korzystając z uprzejmości statystyki, tzn. wykorzystując najczęściej pojawiające się elementy, można by powiedzieć, że projekt to jakaś forma tymczasowej działalności, nastawionej na realizację unikatowych celów, której trzonem jest zespół ludzki.

Mariusz Kapusta ubogaca to pojęcie o tak zwaną „obiegową definicję kierowników projektów”, a brzmi ona tak: „projekt to problem z harmonogramem jego rozwiązania”. W rezultacie, na potrzeby swojej książki pt. „Zarządzanie projektami krok po kroku”, przyjmuje następująca definicję:

Projekt to tymczasowe, stopniowo doprecyzowane przedsięwzięcie*, którego celem jest osiągnięcie unikalnego rezultatu lub rozwiązanie określonego problemu.

*według autora, projekt podlega ciągłym przeobrażeniom, zagrożony jest koniecznością zmian oraz modyfikacji.

Ta definicja zdaje się wyczerpująco i dosyć uniwersalnie opisywać zagadnienie. Z pewnością każdy projekt to jakiś problem, który musimy rozwiązać. Wypada do tego stworzyć plan działania, zatem ubogacenie definicji w tym przypadku jest jak najbardziej wskazane.

Nota osobista

Przebrnęliśmy przez teorię czy też pewne standardy w zarządzaniu projektem. Nie stworzyłem ich. Zebrałem najważniejsze informacje. W tym miejscu odsyłam Cię na portale specjalistów i do publikacji naukowych.

Czas na odrobinę subiektywizmu.

Musisz wiedzieć, że nie każde działanie wymagać będzie wykorzystania dorobku całej doktryny zarządzania projektem. Pracując we wszelkiej maści organizacjach studenckich, nigdy nie widziałem takiej potrzeby. Będziemy krok po kroku zagłębiać się w tematykę, zobaczysz więc, że są to narzędzia zaawansowane, nieskuteczne na pewnych poziomach. Dobrze się zastanów, bo możesz zwyczajnie stracić czas i niepotrzebnie zawalić sobie głowę pojęciami i rozwiązaniami, które mógłbyś pominąć. Przerost formy nad treścią nie jest nam do niczego potrzebny.

Na pewno warto nauczyć się myśleć projektowo, kiedy realizujesz przedsięwzięcia w ramach wolontariatu (np. studenckiego). To znaczy, przyjmować pewne kategorie, o których dowiedziałeś się w poprzednich akapitach (np. mieć świadomość, że każdy projekt ma swój początek i koniec). O konkretnych narzędziach będę sukcesywnie pisał.

Bądź pewien, że nie jest to tworzenie treści dla samego tworzenia. Na pewno przyszło Ci na myśl, że te wszystkie rozwiązania, obowiązywały już od dawien dawna i znudzeni ludzie postanowili to poubierać w ładne słowa, a nic nowego nie wnieśli. Racja – obowiązywały, ale nie wszystkie. Pokusiłbym się o stwierdzenie, że tylko w niewielkim procencie. To po pierwsze. Po drugie: standaryzacja. Stworzenie zbioru i posegregowanie tych wszystkich elementów, wymagało ogromu pracy i przyniosło wspaniałe rezultaty, o czym świadczą kierownicy projektów, dyrektorzy firm, organizatorzy imprez masowych czy tacy, którzy prowadzą własny biznes. No i studenciaki. Czyli ja.

 


Projekt jako sztuka?

A jakżeby inaczej. Analogia teatralna jest bardzo silna i osobiście lubię posługiwać się tym porównaniem.

Miejsce na próby oraz treningi – Miejsce, gdzie możesz omawiać strategie projektowe,

Aktorzy oraz aktorki, statyści oraz pozostała trupa – Skład projektowy, kierownik, osoby odpowiedzialne za poszczególne działki,

Role w sztuce – Role w projekcie,

Scenariusz sztuki – Plan projektu,

Spektakl na scenie – Realizacja projektu,

Widownia – Grupa docelowa,

Pomyłki aktorskie, improwizacja – Problemy, modyfikacja.


 

Cenię sobie wykorzystanie myślenia projektowego w zupełnie innych sferach. Teoretycznie, projektem będzie:

  1. stworzenie nowego wyrobu,
  2. budowa obiektu,
  3. zagospodarowanie pewnego obszaru,
  4. zmiany w sposobie funkcjonowania organizacji czy
  5. udoskonalenie jakichś procesów biznesowych.

Kojarzysz to zapewne z wielkimi firmami, które realizują zadania na szeroką skalę. To jednak nie wszystko!

Projektem będzie też

  1. ambitna wycieczka zagraniczna,
  2. konferencja naukowa,
  3. szkolenie w ramach organizacji studenckiej,
  4. zbiórka charytatywna,
  5. zmiana zespołu w radiu studenckim,
  6. ustalenie zakresu działania w telewizji uniwersyteckiej a także
  7. prowadzenie bloga czy
  8. zorganizowanie fajnej imprezy urodzinowej.

Tylko od Ciebie zależy jak wykorzystasz dostępną wiedzę i sprawdzone rozwiązania. Które będą Ci potrzebne i kiedy? Nie ma żadnego remedium na takie pytania. Magiczne formuły i eliksiry nie istnieją. Będziesz musiał próbować, ale.. to chyba ciekawa perspektywa, prawda?

Zarządzanie projektem wiele wniosło do mojego życia. Nie tylko wytyczyło ścieżkę zawodową i zdeterminowało rozwój. Nauczyło też pewnego myślenia. Jestem dobrze zorganizowany i wiem, jakie działania muszę podejmować oraz dlaczego. Mam pewną wizję a także narzędzia, które pozwalają mi ją realizować. Czasem jest to efektywne. Częściej efektowne.. Jak zwyciężać lub upadać, to z rozmachem.

Zapytajmy innych!

Jak swój pierwszy studencki projekt wspomina Krzysztof Szatkowski, czyli koordynator szkolenia „I krok do sukcesu”, inicjatywy realizowanej w ramach AEGEE-Toruń?

„Stres w opór! Zdziwienie, że tyle rzeczy trzeba ogarnąć i tak wiele, nad którymi trzeba zapanować! Ale wsparcie zespołu, jego zaangażowanie, a później zaangażowanie samych uczestników… to jest tak mega uczucie i daje tak wielką satysfakcję, że aż chce się robić dalej takie rzeczy!”

Z kolei Łukasz Pyjek, pracujący na co dzień w kancelarii prawniczej, tak oto postrzega projekt, patrząc przez pryzmat swoich codziennych obowiązków:

„Jak dostajesz zlecenia od klienta, zakładamy że jakieś większe, to najpierw masz fazę zapoznawania się z tematem (popularnie zwany researchem), później weryfikujesz czy masz wszystkie dane od klienta, a następnie dokonujesz swoistej subsumpcji i zaczynasz działać – rozgryzać jego problem. Na sam koniec robisz podsumowanie, krótkie i precyzyjne, żeby odpowiadało na wszystkie pytania, ale żeby klient- zajęty biznesmen- nie musiał się z tym zapoznawać przez dwa dni. Na sam koniec projektu, zazwyczaj pozostaje się tłumaczyć, „dlaczego zajęło to tyle czasu, przecież to był prosty temat”.

Ważny jest kontakt z klientem i relacja, bo zawsze może się zdarzyć, że nie przekaże jakiejś informacji, a zmienia ona postać rzeczy. Specyfika pracy jest taka, że musisz odpowiedzieć na pytania klienta, ale musisz też przewidzieć jakie nowe pytania mogą się pojawić w trakcie realizacji danego przedsięwzięcia i odpowiedzieć na nie zanim jeszcze zostały zadane. I w ogóle trzeba mieć bardzo szerokie spektrum, bo z wielu stron może spaść jakaś komplikacja”.

To wszystko na dziś. Temat uznaję za wyczerpany. Udanych projektów! Kolejne wpisy.. wkrótce.

 


Źródła oraz inspiracje

  1. A Guide to the Project Management Body of Knowledge; Project Management Institute
  2. Zarządzanie projektami krok po kroku; Mariusz Kapusta
  3. Portal fundacji Governica.
  4. Portal Akademia Życia w Korporacji.
  5. Milion innych, bo ogólnie, pisałem od serducha, a nie z literaturą w ręku. Każdy ówczesny człowiek korzysta z pewnego dorobku, nawet jeśli sięgał po niego kilka lat wstecz. Trochę tego wszystkiego przerobiłem, więc jeśli znajdziesz gdzieś podobieństwa, to masz kuźwa rację! Ta wiedza jest usystematyzowana. Ja podałem to w autorski sposób, okraszając subiektywnym komentarzem, wypowiedziami różnych osób oraz zebrałem najważniejsze dane w pigułce. Wygląda to tak, a nie inaczej. Mówiąc kolokwialnie: nie wiem skąd coś wiem. Zastanów się dwa razy pisząc, że to już gdzieś widziałeś, bo widziałeś na pewno.
Udostępnij
0 komentarzy on Czym jest projekt?

Post a comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *